参谋助手论:为首长服务的艺术-第4章
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秘书，才更容易任用秘书，提拔秘书。对秘书来说，在首长眼皮底下工作，锻炼 的机会多，工作能力提高得快，受重用的机会很多，提升的可能性很大。当需要对一些人委 3
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以重任时，首长首先想到的可能就是秘书。据某个单位干部部门统计，在一个高层次同级干 部中，秘书或当过秘书的人平均年轻5 岁左右，又是其他职业出身的2。5 倍。正常情况下， 秘书几乎人人都能一级一级上去。在当今中国重要的领导岗位上，曾当过各类秘书的人员就 占相当大的比重。这是实际情况。 二、对秘书工作的要求 有关对秘书工作的基本要求，在已发表的众多论著中，都有明确的阐述。军队的秘书人 员，既包括参谋、干事、助理员，也包括各业务部门的负责人。根据这一特定对象，我们认 为，秘书要办理好首长交待的事项，有如下三点要求： 一是事事记准确。秘书对首长交待的每件事，不能有丝毫的差错。特别是时间、地点、 人员、要求、前因后果、具体数字、百分比以至首长交待时的神态、口气，都必须搞清楚。 应做到：口袋里有记事本，桌子上有记事板，身边有记事帮手（家属、小孩随时提醒），以 免遗忘误事，同时做到丁是丁，卯是卯，不得有丝毫差池。稍有疏漏，就出问题。有一次星 期六，军长对D 秘书说：“明天我值班，上午10 点。上级来人检查直属队工作，到时你给 我打个电话，我陪工作组的同志一同去。”D 秘书照习惯记在记事板上，又向家属做了一番 嘱咐。当时他正赶写一份材料，要得挺急，写时很投入，确实把这件事给忘了。9 点40 分 孩子打来电话说：“你10 点钟要给军长挂电话。”这位秘书才恍然大悟。要不是家中有帮 手，D 秘书该如何向军长交待？ 对首长的外出活动，更要精心安排不出一点差错。请看一位首长下部队视察时半天的活 动安排（见附表）。 二是件件有着落。首长交待的每件事，不论是国家大事，还是家庭小事，也不论是易办 的事还是难办的事，都要有结果。不能讲价钱，不能叫苦，不能摆困难，更不能借故不办。 首长在交待任务时对困难方面已有所考虑，一般都有一定余地。当然有难度，不然就看不出 秘书的本事了。 三是次次有回音。首长交办的事情，无论结果如何，都要及时报告，而且越早越好。比 4
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如买车票，是件叫人着急的事。秘书买好了放在口袋里不向首长报告，让首长着急：买到没 有？哪次车？几点出发？首长可能急得团团转，你倒挺坦然。能不挨批？这样的事有过三次， 秘书就干不成了。 这三点要求并不深奥也不具什么理论深度，但却很重要，是做好秘书工作的起码条件。 三、秘书应具备的素质 秘书跟随首长的苦辣酸甜，不是人人都能适应、忍受的。作一名合格的秘书，要具备一 些特殊的素质，在思想、品德、心理、办事能力、文字水平等方面有着很高的要求。 （一）政治上要强 秘书工作岗位重要，责任重大。秘书常常涉及党的核心机密，参与一些重大问题的决策 和处理。这就必须： 首先具有坚定的政治立场，始终坚持共产主义信念，在思想上、政治上、行动上和党保 持高度一致。特别要能经得起风浪，在重大原则问题上不犯错误。那种一有风吹草动就杀回 马枪的人是不能做秘书的。 其次要有深厚的马列主义、毛泽东思想理论基础和较高的政策水平。会用马列主义的立 场、观点和方法观察、认识和解决实际问题，理解和掌握党的路线、方针、政策，并善于在 实际工作中贯彻执行。 再次，要有较强的事业心和责任感。时刻把党和人民的利益放在第一位；从高从严要求 自己，热爱本职工作，兢兢业业尽职尽责，不畏苦累，不计得失，不逐名利。 （二）业务上要精 秘书直接为首长服务，不仅事关重大，而且事务繁杂，标准高要求严，上至辅助领导决 策，下至衣食住行都要管。秘书人员必须文武兼备，粗细结合，大事干得好，小事干的巧。 首先，要有精明能干的办事能力。头脑敏捷，办事利落，高效率的处理电文；适时安排 有关活动；主动收集分析综合情况；善于代表领导出面，传达意见，安排工作，处理事务。 妥善的把代发打电话接待来访等事宜有条不紊地办好，甚至对领导的生活问题也要细致周到 地予以安排。 其次，要有出色的写作能力。熟悉机关应用问题的基本知识，自如运用各个文种，思路 清晰，结构合理，文风质朴简练，语言流畅生动，表达准确得体。 再次，要有丰富的科学文化知识和一定的技能。了解社会科学自然科学的最新研究成果， 知晓古今中外政治经济天文地理历史和文化艺术等等的一般状况。熟悉本单位的专业技术和 各部门的业务工作，尽快掌握微机传真等现代化办公设备的使用方法，必要时还应学会摄影 摄像驾驶以至防身术等技能。 （三）作风上要硬 秘书人员的作风，关系到为首长服务的质量问题，也是本单位总体形象的组成部分。秘 书人员的作风养成是多方面的，归纳起来有以下几点： 一是勤奋努力，雷厉风行。肯出力不偷懒，不等不靠，说干就干，讲究时间和效率。 二是深入实际，联系群众。切实搞好调查研究，掌握真实情况，不摆架子，不走形式， 宽以待人，团结同志。 三是周到细致，严谨稳重。办文办事精益求精，一丝不苟，接人待物谦虚谨慎，安排周 详。不急躁不偏激，不自作主张，沉着冷静，应付自如，分清急缓，举重若轻，不惊慌失措， 不手忙脚乱。 （四）修养上要好 秘书人员的思想品德修养极为重要，它是合格秘书的基本素质之一。一个人的修养是其 5
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心理素质的表现。因此，秘书必须具备以下良好的心理素质。 一是淡泊而不失于明志。无权欲，身在权力交错之中，处之泰然，不为之所动，无权欲 就会用权不越位。无利欲，身在要害部门，自守清贫，不为之所诱，无利欲就会有利不谋私。 无名欲，身在台下幕后，处于荣誉显赫之处，甘为黄牛，不为之所感，无名欲就会成名不享 誉。虽然淡泊却应有志为显示独立的人格，拥有真才实学，表明自己的主张，辅佐领导决策。 淡泊明志直接表现为不畏艰苦，不图享乐；重事业，轻得失，多奉献，少索取。 二是沉稳而不失果断。深沉善思，耐心稳健，决不草率行事感情用事，有较强的自控能 力。坚定果断，敢做敢为，决不优柔寡断，畏首畏尾，有较大的胆识和魄力。 三是自信而不失谦和。自尊自爱，自我充满信心，有不折不挠的精神，审时度势，荣辱 不惊。禁绝卑躬屈膝，唯唯诺诺，是生活的强者。为人情切，满腔热情，说话和气，乐于助 人。决不傲视他人，盛气凌人，是众人的朋友。 四是庄重而不失幽默。举止端庄，落落大方，文明典雅，神态从容。话无污言俗语，做 无得意忘形。表情丰富维妙，话语隐含哲理，能引发人们的思索和乐趣，能消除紧张和沉闷 的情绪。 秘书良好的思想品德修养和稳定的心理素质是多层次多侧面的。在实际生活中人们从切 身经验出发，对此有许多十分准确而生动的表述。从风格角度出发，秘书应具有甘当人梯的 风格，担过让功的风格，宽容大度的风格，民主平等的风格，以诚待人的风格和身先士卒的 风格。从性格角度出发，秘书应表现为果断自强沉着和宽让，从风度角度出发，秘书应表现 为聪慧爽快谦虚庄重热情自信朴实和幽默的气质。从品德角度出发，秘书应做到：有权不擅 权，管人不整人，无私心自安；能忍辱负重，委曲求全，顾全大局；对同志热心关心诚心， 对问题看得准摸得清敢承担责任；不信流言蜚语，不拨弄是非，更不“仗势欺人”。 恩格斯说：“人物的性格不仅表现在做什么，而且表现在他怎样做。”秘书人员理想的 素质是理智与情感内向与外向独立与服从等各种心理因素的巧妙结合。作为秘书，要在长期 的实践中陶冶和磨练自己，使之成为合格的秘书人才。 在领导者心目中秘书怎样才算合格，国内外有不少专家学者提出了许多测评的题目和方 法现稍加整理，以供参考。（文中“你”指领导者） 1．秘书知道你的职责范围和全部活动吗？是否了解你的目标和意向？ 2．假如你离开机关3~4 周，你是否深信你的秘书仍能认真负责的处理你的公事和私 事？ 3．他是否帮助你安排活动日程协调约会，使你如期赴约，一切都不用你催促和烦神？ 他本人是不是一个很会安排自己时间的人？ 4 ．如果你不提醒他，他能否主动执行和坚决完成你交给他的工作？ 5．他对待你的同事来访者是否有礼貌？他能尊重人肯帮助人把别人的事放在心上吗？ 6．他是一个富有想象力和创造力的人吗？他能否提出一些新的设想和建议供你参考？ 他是否经常采用新的方法来改进你的工作和他自己的工作？他是否能制订新的工作制度或 工作程序？他的工作有条理吗？ 7．他是一个机智的人吗？他能否主动的解决一些问题而不麻烦你？他害怕困难吗？ 8．他能否提高文件运转效率？他能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等 着看的文件？他能否及时的从其他领导处取来你需要看的文件？ 9．他所具备的秘书技能（例如文件归档、速记和听电话的态度）是否无可指责？ 10．他在危急关头是否沉着？在紧急状态下是否冷静？当你承受压力而沉不住气或发脾 气时，他是否仍能平静的像平常那样继续工作？ 11．他对你忠诚值得你信赖吗？你能把一些公和私的机密信息资料委托给他吗？ 12 。他是否有较广的阅读面和知识面？他是否能经常提醒你注意那些与本单位及与你 6
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个人事务有关的出版物？ 13．他是否能成为本单位的一个有价值的信息来源？而这些信息靠你自己是很难获得、 不便获得、或不能获得的？ 14．他是否有个人进修计划？他是否要求更多地了解你的单位、你的工作、你的同事、 或者你的行业？ 15．他发言是否清晰？他能否以书面或口头的方式简要地向你汇报情况？他能否清楚而 正确地传达你的指示？他能否了解你关于某项政策和行动的想法，并像你一样把它准确的告 诉别人？ 16．他是否不计时间的将每天的工作做完？他是否根据需要自愿在夜间或周末加班？ 17．他能否像管理者那样，必要时将自己未做完的工作委托给别人，并督促他人负责完 成？ 18．在你没有插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事？ 19．他能否记住一些重要日期（如纪念日、某人生日、传统节日、假期等），代你为上 级、家庭或同事安排好庆祝活动。 20．在调研工作中他是否称职？如能否收集资料、调查某件事情的经过，并写出有事实、 有分析、有建议的调查报告等？ 愿我们所有的秘书，都能够通过，达到这20 条标准。 7
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熟悉首长个性的艺术 秘书长期和首长在一起，相处共事，需要建立起良好的信任、依赖关系。而融洽和谐关 系的建立，主要取决于秘书对首长个性特点的了解和顺应。在对首长个性特点充分了解的基 础上，秘书进行自我调整，以适应首长的需要。秘书对首长个性特点缺乏了解就无法顺应， 不能顺应就难以建立良好的关系。做一个首长喜欢的秘书，同样，也做一个喜欢首长的秘书， 就必须做到了解和顺应首长的个性特点。 一、了解首长的生活习惯 在首长身边工作的秘书，应该是首长十分满意的人。一般来说，个子要适中，长相要端 庄清秀，身体要健康强壮。当哪个首长的秘书，就要为哪个首长尽心效力。这就需要秘书对 首长的生活习惯有比较清楚的了解。 （一）关于首长“吃”的习惯 民以食为天。首长也是民的一分子，也要吃。吃是首长生活习惯中最重要的内容。 关于领导干部的“吃”，即吃什么，怎么吃，在哪里吃，是当前的一个热点问题，是群 众议论最多，也是最反感的问题之一。一听说首长要吃，就毛骨悚然，在廉政建设问题上， 用公款大吃大喝是最严重的问题之一。一大笔劳动者的血汗钱被吃掉了，令人痛心。 在首长吃的问题上，也不能一概而论，应有个全面具体的分析了解。这大体有三种情况： 一是有些首长确实爱大吃大喝，爱吃好的爱吃怪的。二是有些首长也确实讨厌大吃大喝，特 别反感没完没了的吃喝。三是有些首长不求大吃大喝，只求“可口可乐”，即以吃着顺口随 意为标准。根据我们对100 名师以上领导的大体分析考察，爱大吃大喝的只有7 人。讨厌大 吃大喝的56 人。“可口可乐”的37 人。 第一种首长只占少数，但影响较大。秘书虽不能制止，但要心中有数。 第二种首长占了大多数，是党风好转的希望和力量所在。他们中有的出身贫寒，家居农 村，从小吃苦，对大吃大喝颇为反感。还有那些从下边一级一级上来的首长，知道基层的甘 苦，对花天酒地的吃喝很看不惯。还有一些从艰苦边远地区出来的首长，对挥霍公款吃公喝 公也深感痛心。 第三种首长占了相当数量，是秘书应认真了解掌握的重要对像。有一个首长在吃饭问题 上特别“挑剔”，他就喜欢吃煮烂饺子。看见破了皮的饺子就会说：“今天伙食好！”旁边 一桌丰盛的宴席似乎对他没有什么吸引力。当秘书的就要对炊事员讲明白，多包几次饺子， 而且要有些开口的。另一个首长则喜欢吃稀饭，四盘咸菜，一杯酒，他见了准高兴：“伙食 不错，确实不错。”而且肚子也能吃得挺大。还有一个首长是山西人，别的无所谓，每顿饭 必须有两个土豆，见了皮开肉绽的土豆，眼睛就发亮，一边吃一边说：“有营养啊，淀粉从 哪里来？主要从这里来。”如此等等，他们就是“可口可乐”的标准。 每个首长在吃的问题上，习惯很是不同的，秘书不能一视同仁。无�
